Personvernerklæring

Les denne personvernerklæringen nøye

Vår personvernerklæring

Vern av personopplysningene dine er svært viktig for Kuoni Global Travel Services (Switzerland) LTD («selskapet») og selskapets tilknyttede virksomheter, samlet omtalt som «JTB Europe Group», samt for JTB Corp. og selskapets tilknyttede virksomheter, samlet omtalt som «JTB Group». Formålet med denne personvernerklæringen («personvernerklæringen») er derfor å informere deg om hvordan selskapet, som er et sveitsisk selskap som tilbyr reisetjenester og opptrer som behandlingsansvarlig, sammen med JTB Europe Group samler inn og behandler personopplysninger som du sender eller gir til oss. Vi opptrer også som databehandler når vi behandler personopplysninger som vi har mottatt eller innhentet gjennom tredjeparter. Personopplysningene behandles i samsvar med gjeldende personvernregler i EU og medlemsstatene, særlig personvernforordningen (EU) 2016/679 («GDPR»).

Vi anbefaler at du leser denne personvernerklæringen nøye. Dersom du ikke ønsker at vi skal bruke personopplysningene dine slik det er beskrevet i erklæringen, ber vi deg om å ikke gi oss personopplysningene dine. Vær oppmerksom på at vi i slike tilfeller kanskje ikke kan tilby deg tjenestene våre. Det kan også hende at du ikke får tilgang til eller kan bruke enkelte funksjoner på nettstedet, og kundeopplevelsen din kan bli påvirket.

Hvis du har spørsmål eller kommentarer til denne personvernerklæringen, kan du kontakte oss på dpo@jtb-europe.com.

Hvordan bruker vi personopplysningene dine?

Vi vil alltid behandle personopplysningene dine på grunnlag av ett av behandlingsgrunnlagene i GDPR artikkel 6 og 7. Sensitive personopplysninger, for eksempel opplysninger om fagforeningsmedlemskap, religiøs overbevisning eller helsetilstand, vil alltid bli behandlet i samsvar med særreglene i GDPR artikkel 9 og 10.

Vi kan samle inn og behandle personopplysningene dine for formålene som er angitt nedenfor. For forretningsformål kan vi også dele personopplysningene med tilknyttede selskaper i JTB Europe Group og JTB Group, samt med andre virksomheter og tjenesteleverandører som opptrer som databehandlere på våre vegne. Disse formålene inkluderer:

Oppfyllelse av avtalen med deg og rettslige forpliktelser

GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b og c): For at du skal kunne reise til utlandet, kan offentlige myndigheter på avreisestedet og/eller bestemmelsesstedet kreve at personopplysningene dine utleveres og behandles i forbindelse med innreise, grensekontroll eller andre formål. Vi må også gi flyselskaper og overnattingssteder opplysninger som navn, passnummer, kontaktinformasjon og andre relevante opplysninger i samsvar med deres vilkår. Dersom du ikke gir oss disse personopplysningene, kan det hende at vi ikke kan tilby deg tjenestene våre.

Ivaretakelse av dine og våre berettigede interesser

(GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f): Vi kan viderebehandle personopplysningene dine når dette er nødvendig for å ivareta både dine og våre berettigede interesser. Dette kan blant annet gjelde administrasjon av virksomheten, opprettholdelse av tjenestekvalitet, kundeservice, virksomhetsstyring, risikovurdering og risikohåndtering, sikkerhet og drift.

Samtykke

(GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav a): Vi kan behandle personopplysningene dine til markedsføringsformål og andre lignende formål som krever samtykke fra deg. Vi vil som regel informere deg før vi samler inn opplysningene dersom vi ønsker å bruke dem til slike formål, eller dersom vi ønsker å dele personopplysningene dine med en tredjepart for slike formål. Du kan motsette deg denne behandlingen ved å krysse av i de aktuelle feltene i skjemaene vi bruker til å samle inn opplysningene dine.

Uttrykkelig samtykke

(GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav a): Dette gjelder opplysninger som regnes som særlige kategorier av personopplysninger etter GDPR. Opplysningene kan omfatte informasjon som er nødvendig for å ordne bestillinger og reiseplaner, blant annet opplysninger om allergier, funksjonsnedsettelser og annen relevant helseinformasjon. Vi samler inn slike opplysninger for å kunne levere tjenestene våre, ivareta behovene dine og handle i din interesse. Vi behandler bare slike personopplysninger dersom du har gitt et uttrykkelig samtykke.

Vi behandler personopplysningene dine for disse spesifikke, uttrykkelig angitte og legitime formålene. Opplysningene vil ikke bli viderebehandlet på en måte som er uforenlig med disse formålene. Dersom vi ønsker å behandle personopplysninger som opprinnelig ble samlet inn for ett formål, for å oppnå andre mål eller formål, vil vi sørge for at du blir informert om dette. Vi oppbevarer personopplysningene dine så lenge det er nødvendig for å oppfylle våre rettslige forpliktelser, levere tilfredsstillende tjenester og støtte virksomheten vår, i samsvar med GDPR artikkel 5 og artikkel 25 nr. 2.

Tilbakemeldinger på redaksjonelt innhold og spørsmål om retningslinjer:

Hvis du kontakter oss via en redaksjonell tilbakemeldingskanal, inkludert editorial@japanspecialist.com, kan vi behandle navnet ditt, e-postadressen din, innholdet i korrespondansen og all annen informasjon du velger å oppgi. Vi bruker denne informasjonen til å gjennomgå og svare på meldingen din, undersøke mulige unøyaktigheter, forbedre det redaksjonelle innholdet vårt og føre hensiktsmessige registre over kommunikasjonen vår.

Vårt rettslige grunnlag for denne behandlingen er berettiget interesse, nemlig å svare på redaksjonelle henvendelser, opprettholde nøyaktig innhold og administrere kommunikasjonen på nettstedet vårt. Vi oppbevarer redaksjonell korrespondanse i 12 måneder, med mindre en lengre periode er nødvendig for å håndtere en tvist, overholde juridiske forpliktelser eller beskytte rettighetene våre.

Du har rettigheter knyttet til personopplysningene dine, slik det er forklart i avsnittet “Dine rettigheter” i denne personvernerklæringen.

Hvilke typer personopplysninger bruker vi?

For formålene som er angitt i denne personvernerklæringen, vil vi behandle personopplysningene som er nevnt ovenfor, samt andre personopplysninger som er beskrevet i de særskilte personvernopplysningene vi gir deg.

Vi kan innhente slike personopplysninger direkte fra deg når du velger å gi dem til oss, for eksempel når du bestiller en time til våre digitale rådgivningstjenester, fyller ut skjemaer eller sender opplysningene til oss på e-post. Vi kan også motta opplysningene indirekte, når du gir dem til oss gjennom en tredjepart, for eksempel et reisebyrå. Vi sørger for at personopplysningene vi behandler, er tilstrekkelige, relevante og begrenset til det som er nødvendig for formålene de behandles for.

I bekreftelsen du mottar på e-post når du bestiller en time til digital rådgivning, kan vi informere deg om at samtalen blir tatt opp for kvalitetssikring og opplæring. Opptaket vil også være tilgjengelig for deg, slik at du kan se samtalen på nytt i to uker etter rådgivningen. Dersom du ikke ønsker at samtalen skal tas opp, kan du velge i bekreftelsen på e-post at du ikke samtykker til opptak.

Hvordan deler vi personopplysningene dine?

Vi kan dele personopplysningene dine med tilknyttede selskaper i JTB Europe Group, virksomheter i JTB Group og tredjeparter i samsvar med GDPR. Når vi deler opplysningene dine med en databehandler, sørger vi for at nødvendige rettslige rammer er på plass for slik overføring og behandling, i samsvar med artikkel 26, 28 og 29 i GDPR. Når vi deler opplysningene dine med en virksomhet utenfor EØS, sørger vi også for at egnede rettslige rammer er på plass. Dette omfatter særlig standard personvernbestemmelser mellom behandlingsansvarlige (2004/915/EF) og mellom behandlingsansvarlig og databehandler (2010/87/EU), godkjent av EU-kommisjonen, i samsvar med artikkel 44 flg. i GDPR.

Strategiske partnere

Personopplysningene dine kan overføres til, lagres hos og viderebehandles av strategiske samarbeidspartnere som hjelper oss med å levere produktene og tjenestene våre eller med markedsføring overfor kunder. Vi deler bare personopplysningene dine med disse selskapene når det er nødvendig for å levere eller forbedre produktene, tjenestene og markedsføringen vår. Dersom det er nødvendig, vil vi be om samtykke fra deg.

Tjenesteleverandører

Vi deler personopplysningene dine med selskaper som leverer tjenester på våre vegne, for eksempel hosting, vedlikehold, brukerstøtte, e-posttjenester, markedsføring, revisjon, behandling av bestillinger og betalinger, dataanalyse, kundeservice samt kundeundersøkelser og tilfredshetsmålinger.

Tilknyttede selskaper og forretningstransaksjoner

Vi kan dele personopplysningene dine med alle selskapets tilknyttede selskaper. Ved fusjon, omorganisering, oppkjøp, fellesforetak, overdragelse, utskillelse, overføring, salg eller avhending av hele eller deler av virksomheten vår, herunder i forbindelse med konkurs eller lignende prosesser, kan vi overføre alle personopplysninger til den aktuelle tredjeparten.

Overholdelse av lovkrav og sikkerhet

Det kan være nødvendig for oss å utlevere personopplysningene dine som følge av lovkrav, rettslige prosesser, søksmål og/eller forespørsler fra offentlige myndigheter i eller utenfor landet du bor i. Vi kan også utlevere personopplysningene dine dersom vi vurderer at dette er nødvendig eller hensiktsmessig av hensyn til nasjonal sikkerhet, rettshåndhevelse eller andre forhold av offentlig betydning.

Vi kan også utlevere personopplysningene dine dersom vi i god tro vurderer at dette med rimelighet er nødvendig for å beskytte rettighetene våre og benytte tilgjengelige rettsmidler, håndheve våre vilkår og betingelser, undersøke svindel eller beskytte virksomheten vår eller brukerne våre.

Overføring av data

Slik utlevering kan innebære at personopplysningene dine overføres til land utenfor EU, for eksempel USA, Japan, Singapore og India. Slike overføringer kan skje for å yte kundeservice, gjennomføre bestillingen din hos leverandører, for eksempel flyselskaper og hoteller, og levere tjenester til deg på reisemålet. For hver slik overføring sørger vi for at de overførte opplysningene får et tilstrekkelig beskyttelsesnivå, særlig ved å inngå standardkontraktsklausuler i samsvar med EU-kommisjonens beslutninger 2001/497/EF, 2002/16/EF, 2004/915/EF og 2010/87/EU.

Vi vil ikke bruke personopplysningene dine til markedsføring på nett med mindre du er kunde hos oss eller uttrykkelig har samtykket til slik bruk av personopplysningene dine. Du kan når som helst endre markedsføringspreferansene dine ved å kontakte oss som beskrevet nedenfor.

Våre registre over behandling av personopplysninger

Vi fører registre over all behandling av personopplysninger i samsvar med kravene i GDPR artikkel 30, både når vi opptrer som behandlingsansvarlig og som databehandler. I disse registrene dokumenterer vi all informasjon som er nødvendig for å overholde GDPR og for å samarbeide med tilsynsmyndighetene ved behov, i samsvar med artikkel 31.

Sikkerhetstiltak

Vi behandler personopplysningene dine på en måte som sikrer et tilstrekkelig sikkerhetsnivå, herunder beskyttelse mot uautorisert eller ulovlig behandling samt utilsiktet tap, ødeleggelse eller skade. For å oppnå dette benytter vi egnede tekniske og organisatoriske tiltak, i samsvar med GDPR artikkel 25 nr. 1 og artikkel 32.

Vi oppbevarer personopplysningene dine så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålene som er beskrevet i denne personvernerklæringen, med mindre loven krever eller tillater en lengre oppbevaringsperiode.

Varsling av datasikkerhetsbrudd til kompetente tilsynsmyndigheter

Ved brudd på datasikkerheten som fører til utilsiktet eller ulovlig ødeleggelse, tap, endring, uautorisert utlevering av eller tilgang til personopplysninger som er overført, lagret eller på annen måte behandlet, har vi rutiner og retningslinjer på plass for å identifisere og vurdere bruddet så raskt som mulig. Avhengig av resultatet av vurderingen vil vi varsle relevante tilsynsmyndigheter og informere berørte personer, som kan omfatte deg, i samsvar med GDPR artikkel 33 og 34.

Behandling som kan medføre en høy risiko for dine rettigheter og friheter

Vi har rutiner og retningslinjer på plass for å identifisere behandling av personopplysninger som kan medføre høy risiko for dine rettigheter og friheter, i samsvar med artikkel 35 i GDPR. Dersom vi identifiserer slik behandling, vil vi foreta en intern vurdering og enten stanse behandlingen eller sørge for at den er i samsvar med GDPR, eller at nødvendige tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak er på plass før behandlingen fortsetter.

Ved tvil vil vi kontakte den kompetente personvernmyndigheten for å innhente råd og anbefalinger, i samsvar med artikkel 36 i GDPR.

Dine rettigheter

Du har følgende rettigheter når det gjelder personopplysninger som vi samler inn og behandler.

Informasjon om behandlingen av personopplysningene dine:

Du har rett til å få all nødvendig informasjon fra oss om hvordan vi behandler personopplysninger som gjelder deg, i samsvar med artikkel 13 og 14 i GDPR.

Tilgang til personopplysninger:

Du har rett til å få bekreftet om vi behandler personopplysninger om deg. Dersom vi gjør det, har du rett til innsyn i personopplysningene og visse tilhørende opplysninger, i samsvar med artikkel 15 i GDPR.

Retting eller sletting av personopplysninger:

Du har rett til å få uriktige personopplysninger om deg rettet uten ugrunnet opphold, og til å få ufullstendige personopplysninger supplert, i samsvar med artikkel 15 i GDPR. Du kan også ha rett til å få personopplysninger om deg slettet uten ugrunnet opphold når bestemte lovfestede vilkår er oppfylt, i samsvar med artikkel 17 i GDPR.

Begrensning av behandling av personopplysninger:

Du kan ha rett til å kreve at behandlingen av personopplysningene dine begrenses når bestemte lovfestede vilkår er oppfylt, i samsvar med artikkel 18 i GDPR.

Rett til å protestere mot behandling av personopplysninger:

Du kan ha rett til når som helst å protestere mot behandling av personopplysninger om deg på grunnlag av forhold knyttet til din særlige situasjon, når bestemte lovfestede vilkår er oppfylt, i samsvar med artikkel 21 i GDPR.

Dataportabilitet:

Du kan ha rett til å motta personopplysningene dine i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinlesbart format, og til å overføre disse opplysningene til en annen behandlingsansvarlig uten hindring fra oss, når bestemte vilkår er oppfylt, i samsvar med artikkel 20 i GDPR.

Rett til ikke å være gjenstand for automatiserte avgjørelser:

Du kan ha rett til ikke å være gjenstand for avgjørelser som utelukkende er basert på automatisert behandling av personopplysningene dine, herunder profilering, dersom avgjørelsen har rettsvirkning for deg eller på tilsvarende måte i betydelig grad påvirker deg, når bestemte vilkår er oppfylt, i samsvar med artikkel 22 i GDPR.

Hvis du ønsker å utøve noen av disse rettighetene, finner du kontaktinformasjonen vår nedenfor.

Hvis du ikke er fornøyd med hvordan vi har behandlet en forespørsel fra deg, eller hvis du har en klage på hvordan vi behandler personopplysningene dine, kan du klage til en personvernmyndighet.

Barn

Produktene og tjenestene våre er hovedsakelig rettet mot voksne kunder. Vi kan imidlertid samle inn og behandle personopplysninger om barn under seksten (16) år. I slike tilfeller vil vi ta hensyn til at opplysningene gjelder barn, både ved behandlingen av personopplysningene og ved fastsettelsen av det rettslige grunnlaget for behandlingen. Dersom behandlingen av barnets personopplysninger for eksempel er basert på samtykke, vil vi innhente samtykke fra foreldre, verger eller andre voksne med foreldreansvar for barnet.

Lenker til andre nettsteder

Vi kan legge inn lenker fra nettstedet til tredjeparts nettsteder eller andre kilder på internett. Vi har ikke kontroll over og kan ikke holdes ansvarlige for tredjeparters personvernpraksis eller innhold. Vi anbefaler at du leser personvernerklæringene deres nøye for å finne ut hvordan de samler inn og behandler personopplysningene dine.

Oppdateringer av personvernerklæringen

Vi kan fra tid til annen revidere eller oppdatere denne personvernerklæringen. Endringer i personvernerklæringen trer i kraft når den reviderte versjonen publiseres. Dersom vi gjør endringer som vi mener er vesentlige, vil vi så langt det er mulig informere deg om dette via nettstedet og innhente samtykke fra deg der det er nødvendig.

Kontakt

Hvis du har spørsmål eller forespørsler angående denne personvernerklæringen, kan du kontakte oss via e-post: dpo@jtb-europe.com.

Kontaktopplysningene til personvernkontoret er som følger: E-post: dpo@jtb-europe.com Telefon: +41 44 325 21 11